Windowsを使いこなして仕事を効率化するには

久々の更新です。

仕事でお世話になっているパソコンですが、毎日使うにもかかわらずあまり使いこなせていないって人も少なくないと思います。せっかくコンピューターを使っているのなら、とことん効率化して残業時間を減らしてみようじゃないですか。

今回は、パソコン(Windows)を使いこなすにはどうすれば良いか考えてみました。

Contents

1. デスクトップとフォルダの使い方を考える

MACでもWindowsでもLinuxでも、パソコンを起動するとデスクトップが表示されて、自由に書類を広げて作業できるのが当たり前の時代ですが、現実の机の上の使い方が人それぞれであるように、パソコンのデスクトップの使い方もそれぞれだと思います。
大別するとこの二つになるでしょうか。

A デスクトップが汚い
B デスクトップが綺麗

Aのタイプは、デスクトップに、書類やフォルダを広げまくって仕事するタイプですね。意図してデスクトップを散らかしているってこともあると思います。

デスクトップ上に書類をいっぱい広げても、書類の位置を覚えてられるってことは、結構頭が良い部類だと思います。いわゆる神経衰弱やらせると連勝してしまう人。

仕事ができるからこそ、絶え間なく新たな仕事が降ってきて、デスクトップの上を片付ける余裕が無くなったりしますね。

Bのタイプは、デスクトップは、ゴミ箱だけタイプ。作業する時だけ、デスクトップを活用して、作業が終わったら片付けるタイプ。
デスクトップが綺麗だと、なぜか心もすっきりして、仕事のモチベーションも上がるってもんです。

Aのタイプの人からしてみれば、そんな片付けてる余裕なんかないんだよ！　と思われるかもしれません。
どちらのタイプが、効率が良いのでしょうか。

一見、Bのタイプ、デスクトップが綺麗だと、仕事の効率もよくなると思いがちですが、書類を「探す」と言う観点で考えると、果たして本当に効率的なのか一概に言えないところです。

間違いないのは、デスクトップが書類に埋め尽くされて、かつどこに何があるかわからない使い方をしてると非効率で仕事も早く終わらないってことです。

ちなみに私はBのタイプです。当日の仕事はデスクトップでこなし、翌日にはデスクトップの書類を全て、日付の名前がついたフォルダに格納しています。

デスクトップに書類を無限に置くことはできないので、フォルダは絶対に使わないと非効率です。
使うことは決まってるので、後はどのようなフォルダ名にすれば良いか、フォルダをどこに配置すれば良いかで仕事の効率が決まってくると思います。

A スペシャルフォルダを使う
B フォルダ階層を整える

Aは、Windows備え付けの特別なフォルダで、以下のフォルダがあります。

ドキュメント

ピクチャ

ビデオ

ミュージック

ダウンロード

デスクトップ

3D オブジェクト

パソコンで扱うデータはだいたいこの分類で収まってるってことでしょうね。
まずは「ドキュメント」フォルダ。
仕事で使う書類は、ここに格納しておくとわかりやすいでしょう。まあ、書類をミュージックに置く人はいないと思いますが。

「ピクチャ」フォルダは、仕事の場合に何を格納するべきか迷うかもしれません。書類の元ネタとなる写真や図、もピクチャでしょうし、スクリーンショットもピクチャでしょう。

「ビデオ」フォルダ。仕事によっては動画ファイルがものすごく重要な仕事もありますね。動画ファイルは様々な形式がありますが、動画サイズが異常に大きいファイルでなければ、このフォルダで整理するのが後で探しやすいのではないでしょうか。

「ミュージック」フォルダ。お気に入りのCDや、購入した曲を格納したりって使い方が分かりやすいと思います。このフォルダに不向きだなあと思うのは、録音した音声とか。ミュージックとは限りませんからね。

「ダウンロード」フォルダ。

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本記事は不定期で随時更新します。